Optimizar el trabajo

OPTIMIZAR EL TRABAJO (para hacer sitio a LO DEMÁS)

España es un país que, tradicionalmente, ha identificado el rendimiento con las horas de trabajo. Rara es la empresa en la que os trabajadores no se quedan acabada su jornada y aumentan cada vez más las dificultades para conciliar la vida laboral y familiar.

Los trabajadores autónomos tampoco lo tienen más fácil. Cuando uno es su propio jefe y el teléfono suena a cualquier hora tiende a extender su disponibilidad a las 24 horas.

Desde aquí queremos analizar con vosotros algunos puntos clave sobre trabajo y productividad. Esperamos que os sirvan de ayuda a la hora de gestionaros para que no os encadenéis a la oficina pero tampoco queráis salir huyendo.

ORDEN, ORDEN, ORDEN

Pues sí: empezamos por lo más sencillo. Los entornos ordenados nos ayudan a organizar nuestra mente, a no perder el tiempo y a crear un lugar de trabajo agradable, a nuestro gusto.

Lo deseable es tener a la vista aquellas cosas que necesitamos constantemente. Los documentos deben estar clasificados y bien almacenados.

El uso de una agenda es primordial: nada se nos escapará si lo tenemos apuntado. Además, recomendamos utilizar también un calendario que podamos consultar frecuentemente a fin de que el día a día no nos haga perder de vista lo demás.

En Internet tenéis disponibles también muchas herramientas para la organización y la planificación de tareas. Estos gestos nos ayudarán a incrementar nuestro rendimiento, pero sobre todo a sentir que el tiempo es nuestro para decidir qué hacer con él.

CONOCE TU FORMA DE TRABAJAR

¿Cómo comienzo mi jornada?, ¿repaso lo que tengo que hacer o me lanzo con lo primero que pillo?, ¿estoy más concentrada al comenzar o a medida que pasa el día?, ¿tengo alguna hora crítica en la que me merezca más la pena levantarme y dar un pequeño paseo?, ¿cuál es el mejor momento para trabajar solo y cuándo para hacerlo en grupo?, ¿paso mucho tiempo consultando las redes sociales o perdiéndome en Internet?, ¿quizá mucho tiempo al teléfono?, etc. …

Esta es una lista de preguntas frecuentes que todos deberíamos hacernos para conocer mejor nuestra forma de trabajar. Os recomendamos invertir alguna hora en analizar sistemáticamente cómo usáis el tiempo. Podéis detallar lo que sucede cada hora y ver la energía que tenéis en cada momento. Esto os ayudará a reorganizar algunas tareas y también a tomar pequeñas decisiones que serán muy significativas en el largo plazo, como desconectar Facebook si es necesario, por ejemplo.

CONOCE TUS TIEMPOS

La curva de la atención es el recorrido que describe esta a lo largo del tiempo de trabajo. O habitual es comenzar con un nivel alto de atención, concentración y energía que va disminuyendo progresivamente hasta agotarse.

Si nuestro caso coincide exactamente con la norma podemos tomar algunas medidas para rendir lo máximo posible en cualquier momento.

Las siguientes dos ideas son muy sencillas pero extremadamente eficaces:

-Comienza por lo más urgente, sigue por lo más difícil y acaba en lo sencillo y en lo que harás mañana.

–Descansa cinco minutos por cada hora de trabajo. Mirar por la ventana, dar pequeño paseo o comer algo nos permiten desconectar para recargar nuestra energía.

PRIORIZAR Y RELATIVIZAR

Establecer unos objetivos claros y bien definidos es el primer paso para organizar nuestro trabajo, lo que puede resultar más o menos complicado. Puede resultar útil describir la actividad fase por fase y después estimar el tiempo que abarcará cada una de ellas.

Después debemos darle a cada objetivo su lugar temporal. Primero lo más urgente y lo más importante. Desde ahí iremos cumpliendo con los objetivos del día, los semanales, los mensuales, etc.

Solemos tener más o menos problemas a la hora de hacer esto. Lo que nos resulta más complicado quizá sea la segunda parte: relativizar.

No podemos estar a todo y tampoco es lógico que cada proyecto salga bien. A veces esto nos deja inseguros y sin energía. Aprender a poner cada cosa en su contexto para comprender lo que significa realmente un éxito o un fracaso es algo que deberíamos tomarnos muy seriamente, porque, finalmente, repercutirá un nuestra actitud.

Ver el vaso medio lleno nos mantiene a salvo, cerca de lo que es realmente importante y comprometidos con nuestro proyecto.

DECIR NO PARA SER MEJOR

A muchos les cuesta un mundo hablar con un superior para decir no y poner algunos límites. Otros ni siquiera pueden decírselo a sí mismos.

Decir no no significa ser negligentes. Rápidamente lo identificamos con sublevarse o con escaquearse. En realidad, sobrecargarse es una mala decisión. Querer sacar adelante todo el trabajo y pretender que siempre tenga la más alta calidad es descabellado. Por eso, los mejores ponen un límite para proteger lo que ya tienen entre manos.

Si nuestro argumento es que deseamos cumplir lo mejor posible con los proyectos que ya tenemos entre manos y, por eso, no queremos comprometernos con otro del que sabemos su importancia, estamos protegiendo nuestro trabajo actual y futuro.

Delegar también es una capacidad de los mejores trabajadores. Si no podemos hacernos con ella o no son de nuestra competencia siempre será mejor ponerlas en manos de otros más expertos. Reconocerlo abiertamente ante los demás transmite sensaciones de seguridad y control.

Elena Sánchez-Porro Frías   (CL-03770)   e Irene Albert Cebriá (CL-03674).

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